Vnitřní oznamovací systém (whistleblowing) v KAPITOLu
Cílem KAPITOLu je při výkonu své činnosti zajistit transparentní a etické prostředí, a proto má zájem na odhalování jakéhokoliv protiprávního či neetického jednání spočívajícího v porušování právních i vnitřních předpisů ze strany jeho zaměstnanců, poradců či KAPITOLu samotného. KAPITOL přijal a dodržuje svůj Etický kodex.
KAPITOL v souladu se zákonem č. 253/2008, o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML zákon) a zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů zavedl vnitřní oznamovací systém pro podávání oznámení o možném protiprávním jednání. Tento systém umožňuje oznamovateli ohlásit KAPITOLu porušení právních předpisů či to, že k takovému porušení může dojít a zaručuje mu bezpečnost a řádné přezkoumání podaného oznámení, aniž by se oznamovatel musel obávat postihu za své oznámení, tzv. odvetného opatření.
KAPITOL v souladu s § 9 odst. 2 písm. b) bodu 3 zákona o ochraně oznamovatelů uvádí, že přijímá oznámení i od osob, které pro povinný subjekt nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost. Oznámení tak mohou učinit všechny osoby vykonávající pro KAPITOL tyto činnosti dle § 2 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů:
- závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,
- samostatná výdělečná činnost,
- výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
- výkon funkce člena orgánu právnické osoby,
- plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
- dobrovolnická činnost,
- odborná praxe, stáž, nebo
- výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
Každému oznamovateli náleží ochrana před odvetnými opatřeními.
KAPITOL u každého oznámení v souladu se zákonem zachovává důvěrnost totožnosti oznamovatele a to vůči všem osobám v KAPITOLu. S oznámeními a totožností oznamovatele se mohou seznámit pouze níže uvedené příslušné osoby, které jsou dle zákona vázány mlčenlivostí.
Možnosti podání oznámení
Oznámení o možném protiprávním jednání je možné KAPITOLu podat těmito způsoby:
-
- Písemně prostřednictvím zabezpečené webové aplikace Whistlelink zde: https://kapitol.whistlelink.com/
- Písemně prostřednictvím vyhrazené e-mailové adresy: whistleblowing@kapitol.cz
- Písemně prostřednictvím pošty na adresu KAPITOLu:
KAPITOL, a.s.
Vlněna 526/3
602 00 Brno
Zásilku je nutno označit jako “Whistleblowing – neotevírat” nebo obdobným způsobem.
4.Ústně na telefonních číslech příslušných osob nebo na schůzce s příslušnou osobou, příslušná osoba je povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejpozději však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. Pověřené osoby přijímají žádosti o osobní setkání telefonicky, e-mailem nebo osobně.
Jiné způsoby oznámení kromě výše uvedených KAPITOL neumožňuje.
Oznámení by mělo obsahovat tyto náležitosti:
- totožnost oznamovatele, ledaže si oznamovatel přeje podat oznámení anonymně;
- identifikaci osoby, které se podezření týká, pokud jej lze spojit s konkrétní osobou;
- vylíčení podstatných skutečností, kterých se oznámení týká;
- případné přiložení dokumentů osvědčujících tvrzení oznamovatele nebo
- povinné informace ve struktuře formuláře pro podávání v aplikaci Whistlelink, jestliže oznamovatel využívá tento způsob.
KAPITOL v souladu s § 21 odst. 6 písm. b) AML zákona přijímá i anonymní oznámení.
Příslušná osoba po přijetí oznámení poučí informuje o dalších krocích v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů.
Vnitřní oznamovací systém je určen pouze pro oznamování možného protiprávního jednání majícího povahu trestného činu nebo přestupku v souvislosti s činností KAPITOLu, jeho zaměstnanců a poradců. Není určen pro:
- záležitosti mající charakter stížnosti či reklamace, pro tyto je určen systém řešení stížností dle Reklamačního řádu KAPITOLu: https://www.kapitol.cz/wp-content/uploads/2022/10/reklamacni-rad.pdf,
- vyřizování osobních záležitostí, pokud při tom nedošlo k trestnému činu či přestupku,
- záležitosti nesouvisející s činností KAPITOLu, jeho zaměstnanců a poradců.
KAPITOL upozorňuje, že podání vědomě nepravdivého oznámení je přestupkem dle § 23 zákona o ochraně oznamovatelů, za který může ze strany příslušného orgánu hrozit pokuta do výše až 50 000 Kč. Takovému oznámení a oznamovateli dle § 7 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů nenáleží ochrana.
Příslušné osoby
KAPITOL jako příslušné osoby dle § 10 zákona o ochraně oznamovatelů určil tyto zaměstnance:
- Mgr. Ivan Kukura, vedoucí odboru právní a compliance, whistleblowing@kapitol.cz, +420 608 304 377
- Mgr. Martin Březina, právník a kontaktní osoba pro oblast AML/CFT, whistleblowing@kapitol.cz, +420 731 693 583
- Eva Handrlová, pracovník řešení stížností, whistleblowing@kapitol.cz, +420 724 535 166
Externí oznamovací systém
Pokud oznamovatel nechce využít vnitřní oznamovací systém KAPITOLu, může využít tzv. externí oznamovací systém, kdy oznámení o možném protiprávním jednání podává příslušnému orgánu veřejné moci.
Oznámení v oblasti předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML/CFT)
Externím oznamovacím kanálem pro oznámení možného protiprávního jednání v oblasti předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (obecně známé pod zkratkami “AML”, “AML/CFT” nebo “Prevence praní špinavých peněz”) je Finanční analytický úřad: https://fau.gov.cz/kontakty.
Oznámení v ostatních oblastech
Externím oznamovacím kanálem pro oznámení možného protiprávního jednání ve všech oblastech dle § 2 odst. 1 ZOO vyjma protiprávního jednání v oblasti předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML/CFT) je Ministerstvo spravedlnosti: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.
